Die Restaurierung eines barocken Holzaltars in der Dorfkirche steht an. Zunächst hatten Sie Ihre Vorstellungen als Restaurator:in mit den Beteiligten – den Auftraggeber:innen, Architekt:innen und Denkmalpfleger:innen – abgestimmt und den Umfang Ihrer Leistung geklärt. Über diesen ersten Part Ihrer Verhandlungen im Vorfeld von Restaurierungsmaßnahmen berichteten wir in Folge 24 der VDR-Serie "Mit Kalkül". Wir erläuterten die verschiedenen Möglichkeiten, wie Sie den Auftraggeber:innen Ihr Angebot unterbreiten können, als Kostenvoranschlag oder als Festpreisofferte beispielsweise. In diesem zweiten Teil wird es um Vergütungsmodelle, Mängelrügen, Kündigung und Abnahme gehen.
Von Beginn an individuelle Absprachen treffen
Ehe Sie ans Werk gehen, sollten Sie sich mit den Auftraggeber:innen explizit auf die Konditionen der Zusammenarbeit einigen und verbindliche Absprachen treffen. Oftmals treten während der praktischen Maßnahmen unvorhersehbare zusätzliche Schäden am Kulturgut oder Erschwernisse bei der Umsetzung des Restaurierungskonzepts zutage, die eine nachhaltige Restaurierung sehr viel teurer machen als vorgesehen. Daher ist es wichtig, über mögliche Abweichungen des Arbeitsaufwands von dem, was Sie schriftlich kalkuliert hatten, v o r Beginn Ihrer Arbeit mit den Auftraggeber:innen zu sprechen.
Aus unserer Erfahrung resultieren die meisten Konflikte zwischen Beauftragenden und Restaurator:innen aus dem Fakt, dass sich der Restaurierungsaufwand von Beginn an nicht immer exakt bewerten ließ und es, so manche Kritiker „immer kostspieliger wird als ursprünglich veranschlagt“. Ihre Vereinbarungen in dieser Hinsicht sollten Sie dokumentieren. Es ist nicht unbedingt anzuraten, einen Mustervertrag aus dem Internet auszufüllen. Sie sollten einen solchen Vertrag, der in grundsätzlichen Fragen gute Dienste leistet, an die persönlichen Bedürfnisse und Gegebenheiten anpassen und ihn ggf. erweitern. Den Vertrag unterzeichnen dann idealerweise beide Vertragsparteien. So sind Sie auf der sicheren Seite. Oft reicht schon eine schriftliche Bestätigung Ihrer Konditionen – inklusive der Vorgehensweise bei Mehraufwand – durch die Beauftragenden, auch per Mail.
Über Geld reden!
Noch etwas gilt es vorab zu beachten: das „Wann“ und „Wie“ der Bezahlung. Werden Sie sich klar darüber, ob Sie Vorschüsse oder Abschlagszahlungen haben möchten und verhandeln Sie dies mit den Auftraggeber:innen. Gerade wenn es um einen größeren Auftrag geht, der Sie längerfristig und vielleicht sogar ausschließlich beschäftigt, ist es ratsam, sich nicht erst nach Beendigung und Abnahme auszahlen zu lassen. Auch hier sind Sie angehalten, die Art und den Zeitpunkt der Bezahlung anzusprechen, da nicht alle Auftraggeber:innen dies von sich aus machen. Wichtig zu wissen ist dabei, dass Sie einen gesetzlichen Anspruch auf Abschlagszahlungen (§ 632a BGB) haben. Möglicherweise können Sie auch einen Vorschuss vereinbaren.
Sollten Sie der Auffassung sein, dass man nicht alles explizit zu Beginn seines Auftragsverhältnisses abklären muss und sich das Nötige „dann schon im Laufe der Zeit von selbst ergibt“, seien Sie gewarnt! Sie ersparen sich zwar zunächst das ausführliche Gespräch mit den Beauftragenden, doch in aller Regel holt Sie dieses Versäumnis später ein. Ganz oft ist es so, dass während der Restaurierung die Unzufriedenheit der Auftraggeber:innen nach und nach wächst, wenn Sie nicht im Bilde sind, warum etwas wie lange dauert und wann genau sie welchen Abschlag an Sie zahlen sollen. Was Sie zu Beginn an Zeit und Energie gespart haben, fällt Ihnen später auf die Füße. Diskussionen während des Restaurierens sind sehr viel aufreibender – sowohl für Sie als Unternehmer:in als auch für die Auftraggeber:innen.
Wie häufig im Leben verhindern offene Worte gerade in Bezug auf finanzielle Belange Konflikte. Über Geld zu reden ist für Sie als selbstständige Freiberufler:in wie für alle Unternehmer:innen fundamental.
Ganz wichtig: Wenn Sie ein Stundenhonorar ausgehandelt haben, empfiehlt es sich, von Beginn der Arbeitsaufnahme an – dazu zählen auch nötige Voruntersuchungen! – die Arbeitszeit zu protokollieren. Im Nachhinein lassen sich die Stunden nur schwer rekapitulieren.
Kündigung durch Sie oder die Auftraggeber:innen
Haben Sie alle diese Punkte bedacht, direkt bei Ihren Auftraggeber:innen angesprochen und dazu Vereinbarungen getroffen, können Sie mit der Restaurierung loslegen. Die Gefahr, dass es während der Arbeit jetzt noch zu Missverständnissen mit den Beauftragenden kommt, haben Sie durch Vorgespräche und klare Vereinbarungen minimiert.
Während Sie an dem barocken Holzaltar oder an anderem mobilen oder immobilen Kulturgut tätig sind, bleibt Ihnen das Recht den Vertrag aufzukündigen. Dies muss, wenn Sie einen Werkvertrag unterzeichnet haben, allerdings aus einem wichtigen Grund (§ 648a BGB) geschehen. Sie dürfen auch kündigen, wenn das erforderliche Mitwirken der Auftraggeber:innen an Ihrer Werksleistung ausbleibt. Besonders, wenn Sie einen umfangreichen Auftrag kündigen möchten, empfiehlt es sich einen Arbeitsrechtler zu kontaktieren.
Auf der anderen Seite können ebenso Auftraggeber:innen bis zur Vollendung des Werks jederzeit und zwar auch ohne besonderen Grund kündigen (§ 648 BGB). Für bis dahin erbrachte Teilleistungen erhalten Sie dann die Bezahlung im vollen Umfang. Ebenso dürfen Beauftragende kündigen, falls der Kostenvoranschlag wesentlich überschritten wird, das heißt im Allgemeinen mehr als 15 bis 20 Prozent zusätzliche Kosten entstehen. Wollen Sie auch in dieser Hinsicht von Beginn an auf Nummer Sicher gehen, legen Sie die beiderseitigen Kündigungsmöglichkeiten mit den Auftraggeber:innen vor Aufnahme Ihrer Arbeit schriftlich fest. Ein Abbedingen des jederzeitigen Kündigungsrechts kann gerade bei umfangreichen Aufträgen, die lange Ihre Kapazitäten binden, für Sie hilfreich sein.
Die Abnahme zu Ihrer Zufriedenheit gestalten
Schließlich kommt es – wenn alles glatt läuft – zur Abnahme. Sie erklären (vor Ort mit Präsentation des Ergebnisses), dass Ihr Werk fertiggestellt ist. Die Auftraggeber:innen prüfen das und nehmen das Werk im Idealfall so an. Durch die Abnahme wird entweder die komplette Vergütung fällig, falls keine Vorschüsse und Abschlagszahlungen vereinbart wurden, oder Sie erhalten die Restvergütung.
Es kann aber genauso gut vorkommen, dass Auftraggeber:innen Mängel an Ihrer Werksleistung geltend machen. Dann müssen Sie die Mängel beheben. Die Rechtsprechung gibt Ihnen sogar das Recht dazu. Denn Mängel dürfen nicht einfach von Dritten behoben und den Restaurator:innen in Rechnung gestellt werden. Seien Sie also entgegenkommend, wenn es etwas nachzubessern gibt und sehen Sie es als Chance, im Anschluss die ganze Vergütung zu erhalten. Natürlich gilt auch hier, dass die Wünsche der Beauftragenden zur Nachbesserung angemessen und nachvollziehbar sein müssen.
Wenn Sie sich zur Unterstützung Assistent:innen gesucht haben und die Auftraggeber:innen mit der Arbeit Ihrer Unterbeauftragten unzufrieden sind, können Sie nicht einfach auf die Kolleginnen und Kollegen verweisen. Denn falls Sie Teile Ihres Auftrags an Dritte weitergegeben haben, haften in der Regel Sie gegenüber Ihren Auftraggeber:innen auch für solche Schäden, die Ihre Unterbeauftragten verursachen.
Beachten Sie bitte, dass unsere Serie Tipps für die Praxis vermittelt und ein Ratgeber von Restaurator:innen für Restaurator:innen ist. Sie können keine rechtliche oder steuerrechtliche Beratung ersetzen. Bitte wenden Sie sich bei individuellen Anfragen an Ihren Anwalt oder Steuerberater!
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