Teil 4 der Serie „Mit Kalkül“ – Der Kostenvoranschlag und das Angebot

Als Angehörige der Freien Berufe sind Restauratoren in der Gestaltung ihrer Aufträge recht ungebunden. Aber dies führt nicht unbedingt dazu sich auch frei und privilegiert zu fühlen. Die vielfältigen Möglichkeiten Verträge mit Auftraggebern zu schließen, können vor allem junge Selbstständige eher ratlos als glücklich machen. Einen Kostenvoranschlag zu erarbeiten oder ein Angebot zu unterbreiten, das […]

Als Angehörige der Freien Berufe sind Restauratoren in der Gestaltung ihrer Aufträge recht ungebunden. Aber dies führt nicht unbedingt dazu sich auch frei und privilegiert zu fühlen. Die vielfältigen Möglichkeiten Verträge mit Auftraggebern zu schließen, können vor allem junge Selbstständige eher ratlos als glücklich machen.

Einen Kostenvoranschlag zu erarbeiten oder ein Angebot zu unterbreiten, das klingt zunächst einfach. Doch was ist eigentlich der Unterschied zwischen beidem? Und was ist im Einzelfall praktikabler? (Foto:pixabay)
Einen Kostenvoranschlag zu erarbeiten oder ein Angebot zu unterbreiten, das klingt zunächst einfach. Doch was ist eigentlich der Unterschied zwischen beidem? Und was ist im Einzelfall praktikabler? (Foto:pixabay)

Daher möchten wir mit diesem Beitrag eine Hilfestellung anbieten, wie Sie Ihre Aufträge klar und sicher schriftlich abwickeln.

Wir schöpfen dabei aus den Erfahrungswerten unserer Mitglieder, denn eine Rechtsberatung dürfen wir als VDR nicht leisten. Sollten Sie also Detailfragen haben, raten wir Ihnen dringend einen Anwalt oder Steuerberater hinzuzuziehen.

Lieber schriftlich statt mündlich

Es ist natürlich nach wie vor möglich mündliche Vereinbarungen mit Ihren Kunden zu treffen. Vielerorts und gerade bei Stammkunden ist das üblich. Aber es kann zu Missverständnissen und zu Konflikten führen. Denn Auftraggeber neigen dazu mündliche Vereinbarungen im Nachhinein anders zu interpretieren oder Preisangaben für ewig gültig zu halten. Dennoch sind Sie gezwungen den Auftrag sorgfältig und termingerecht zu erfüllen, weil die Restaurierungsbranche eine kleine Branche ist und der Kundenstamm meist überschaubar, so dass der eigene Ruf nicht beschädigt werden sollte. Die Reputation ist auch in Zeiten der Digitalisierung ein wichtiger Aspekt und ein Baustein zum Erfolg. Bringen Sie sich also nicht unnötig in Erklärungsnot und formulieren Sie lieber schriftlich ihre Kostenvoranschläge und Verträge.

Möglichkeit 1: Dem unverbindlichen Kostenvoranschlag folgt ein Vertragsschluss

Zunächst einmal ist der Kostenvoranschlag abzugrenzen vom Angebot auf Abschluss eines Vertrages. Beim Kostenvoranschlag kalkulieren Sie, soweit Sie das in diesem frühen Stadium vermögen, Ihren Arbeitsaufwand, die zum Erreichen des Ziels nötigen Leistungen und Arbeiten und die Kosten, die Sie dafür dem Auftraggeber in Rechnung stellen. Aufgrund Ihres Kostenvoranschlags kann dann der Auftraggeber entscheiden, ob er mit Ihnen zusammenarbeiten, d. h. Sie beauftragen möchte. Sie sollten klar erkennbar machen, wenn Ihr kalkulierter Preis nur für einen bestimmten Zeitraum Bestand hat. Die aus dem Kostenvoranschlag resultierenden Zahlen können ja nicht unbegrenzt gelten, wenn Ihre Kosten von stark wechselnden Faktoren wie beispielsweise saisonalen Schwankungen oder drohenden Materialpreiserhöhungen abhängen. In diesen Fällen sollte ein Zeitraum (Frist) oder ein Auslauftermin für die Gültigkeit des Kostenvoranschlags angegeben werden.

Der solcherart unverbindliche Kostenvoranschlag beziffert also die voraussichtlich anfallenden Kosten. Er ist zwar eine mögliche Entscheidungsgrundlage für den Kunden und für einen darauf aufbauenden Abschluss des Vertrages, er wird aber nicht automatisch Vertragsbestandteil. Ein Vertrag kommt erst dann zustande, wenn das Angebot durch den Kunden angenommen wurde. Der Kunde muss den Kostenvoranschlag akzeptieren und signalisieren, dass er auf dieser Grundlage einen Vertrag schließen möchte. Erst wenn Sie ihm daraufhin eine Auftragsbestätigung senden, wird der Auftrag verbindlich.

Liegt ein Vertrag vor, ist der Restaurator an die von ihm kalkulierten Preis- und Materialangaben gebunden. Allerdings ist bei restauratorischen Arbeiten an Kunst- und Kulturgut, wo jedes Objekt als Einzelfall behandelt werden muss, nicht zu empfehlen den Aufwand auf die Stunde exakt zu kalkulieren. Es liegt in der Natur der Sache, dass Unvorhergesehenes eintreten kann. Daher raten viele erfahrene selbstständige Restauratoren dazu einen eher weit gefassten Kostenvoranschlag zu formulieren.

Bei wesentlicher Kostenerhöhung, das bedeutet in der Regel, dass die kalkulierten Kosten mehr als 10 bis 20 Prozent zu überschreiten drohen, muss der Restaurator diese dem Besteller unverzüglich anzeigen (§ 649 Abs. 2 BGB). Der Kunde kann dann entweder die höheren Kosten akzeptieren und genehmigen oder aber den Vertrag kündigen. Der Kunde ist Ihnen gegenüber dann verpflichtet einen der geleisteten Arbeit entsprechenden Teil der Vergütung zu zahlen und die in der Vergütung nicht inbegriffenen Auslagen zu ersetzen. Falls die anfallenden Kosten sehr schwer kalkulierbar sein sollten und Sie die 10/20-Prozent-Toleranzklausel beim unverbindlichen Kostenvoranschlag scheuen, sollten Sie Klauseln verwenden, die Ihnen ermöglichen unter bestimmten Umständen die Parameter Ihrer Kostenberechnung noch nach Vertragsschluss zu ändern. Oder Sie fügen Klauseln hinzu, die Ihnen zumindest gestatten nachzuverhandeln.

Und noch eines: Sie können einen Kostenvoranschlag nicht prinzipiell in Rechnung stellen. Wenn Sie das wünschen, müssen Sie das vorab mit ihrem Kunden in einer Individualvereinbarung aushandeln.

Möglichkeit 2: Das Angebot mündet direkt in einen Auftrag

Daneben steht es Ihnen frei dem Kunden anstelle eines Kostenvoranschlags direkt ein Angebot zu schreiben, wenn er damit einverstanden ist. Auch beim Angebot ist kaufmännische Sorgfalt wichtig, und Sie sollten über die genaue Bezeichnung und Beschreibung der Produkte oder Dienstleistungen, Menge und Kaufpreis, Kosten von Verpackung, Transport oder Fracht, Lieferzeit, Gewährleistung, Gefahrtragung, Vertragsbedingungen (z. B. Erfüllungsort, Gerichtsstand, allgemeine Geschäftsbedingungen), Zahlungsstörungen und über die Angebotsfrist informieren. Das bedeutet unter Umständen einen etwas größeren Aufwand, kann aber im Einzelfall sinnvoll sein. Sobald Ihr Kunde das Angebot annimmt, wird daraus ein Auftrag auf der Grundlage Ihrer Angaben.

Damit dem Kostenvoranschlag und dem Angebot seriöse Ermittlungen über die in Rechnung zu stellenden Arbeitsleistungen zugrunde gelegt werden können, ist ein korrekt ermittelter Stundenverrechnungssatz Grundlage für die Kalkulation. Ein konkurrenzfähiges, transparentes Angebot können Sie erst erstellen, wenn Sie den Arbeitslohn realistisch kalkulieren und die Arbeit auf verrechenbare Arbeitsstunden umlegen. Diesem komplexen Thema des Stundensatzes widmen wir die nächste Ausgabe der betriebswirtschaftlichen VDR-Serie „Mit Kalkül“.

Text: Dr. Christiane Schillig

Hinweis: Weitere Teile der Serie "Mit Kalkül" finden VDR-Mitglieder im internen Mitglieder-Bereich dieser Website (bitte einloggen) unter "Betriebswirtschaftliche Infos".