Teil 8 der Serie „Mit Kalkül“ – Rechnungen richtig stellen

Es ist ein Moment der Freude für jeden Selbstständigen: Der Auftrag wurde erfolgreich erledigt, und Einnahmen winken. Wenn man allerdings noch nicht viele Rechnungen gestellt hat oder die erste überhaupt schreibt, können schnell Zweifel entstehen, was alles auf die Rechnung gehört. Diese Sorge möchten wir Ihnen mit der achten Folge aus der Serie „Mit Kalkül“ […]

Es ist ein Moment der Freude für jeden Selbstständigen: Der Auftrag wurde erfolgreich erledigt, und Einnahmen winken. Wenn man allerdings noch nicht viele Rechnungen gestellt hat oder die erste überhaupt schreibt, können schnell Zweifel entstehen, was alles auf die Rechnung gehört. Diese Sorge möchten wir Ihnen mit der achten Folge aus der Serie „Mit Kalkül“ nehmen. Weil der VDR aber nur Tipps mit dem aktuellen Stand (November 2019) geben kann, möchte ich darauf hinweisen, dass im Umsatzsteuergesetz (UstG) nachzulesen ist, welche Pflichtangaben für alle Rechnungen gelten. Das können Sie dort jederzeit googeln oder ggf. nachschlagen.

Rechnungen als PDF

Mittlerweile werden Rechnungen zunehmend per Mail verschickt. Daher betrachten wir zuerst diese Variante der Rechnungstellung. Per Mail versandte Rechnungen werden auch deshalb sehr schnell beliebter, da eine elektronische Signatur seit 2011 nicht mehr nötig ist. Schließlich gibt es viele Vorteile: Papier, Druck, Umschlag und Porto werden gespart, auch entfällt der zeitliche Aufwand zu frankieren und die Rechnungen zur Post zu bringen. Erforderlich sind jedoch dieselben Pflichtangaben wie für eine postalisch versendete Rechnung, und zwar muss eine Rechnung (geregelt nach §14 Abs. 2 Nr. 2 des Umsatzsteuergesetzes (UstG)):

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Unternehmens enthalten, das die Ware geliefert oder die Leistung erbracht hat
• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Unternehmens enthalten, das die Ware oder die Leistung erhalten hat
• die vom Finanzamt erteilte Steuernummer des liefernden Unternehmens enthalten
• die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ausweisen, die vom Bundeszentralamt für Steuern an das liefernde Unternehmen erteilt wurde
• das Ausstellungsdatum der Rechnung nennen
• eine eindeutige Rechnungsnummer tragen, die einem Nummernkreis zugeordnet werden kann
• Menge und Bezeichnung der gelieferten Waren oder Umfang und Art der erbrachten Leistung auflisten
• den Zeitpunkt der Warenlieferung oder der Leistungserbringung kenntlich machen
• das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen oder einzelnen Steuerbefreiungen ausweisen
• den geltenden Steuersatz beinhalten
• den Steuerbetrag enthalten.

Die erwähnte notwendige eindeutige Rechnungsnummer hat zunächst nur den Anspruch innerhalb des eigenen Unternehmens „einzigartig“ zu sein. Man kann sich die Rechnungsnummer frei ausdenken, solange sie nur einmal vorkommt. Eine einfache Durchnummerierung, beginnend bei „1“ würde genügen, jedoch wäre dann anhand der Rechnung erkennbar, wie viele Aufträge man bisher hatte. Versuchen Sie also, ein System zu finden, anhand dessen weder zu erkennen ist, wieviele Auftraggeber man bislang hatte, wie hoch der Verdienst ist und wieviele Rechnungen man bisher geschrieben hat.

Wird für die erbrachte Leistung oder für die gelieferte Ware keine Steuer erhoben, so ist ein Hinweis darauf erforderlich, dass eine Steuerbefreiung gilt. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn in ein EU-Drittland geliefert oder dort eine Dienstleistung erbracht wird. Die Schweiz als Nicht-EU-Land ist ein typischer Kandidat für eine solche Rechnungs-Pflichtangabe. In einem solchen Fall muss der Warenempfänger die Umsatzsteuer in seinem Land und zu dem dort geltenden Steuersatz abführen.

Achtung: Wenn Sie eine Kleinunternehmer-Rechnung schreiben (siehe „Mit-Kalkül-Serie Nr. 6), dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Außerdem müssen Sie den Grund für das Fehlen angeben. Der kann zum Beispiel so lauten: “Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet” oder
„Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“

Wichtige freiwillige Angaben

Ein wichtiger Bestandteil jeder Rechnung ist natürlich die Bankverbindung des Zahlungsempfängers. Die IBAN und die Nennung der Bank gehören dazu.
Eine Rechnung kann zusätzlich einen Hinweis auf die Zahlung beinhalten. Dies ist aber keine der Pflichtangaben einer Rechnung. Es kann auf diese Weise aber eine Zahlungsfrist angegeben werden. Viele Rechnungsempfänger wissen nicht, dass standardgemäß laut BGB 30 Tage nach Fälligkeit oder Zugang einer Rechnung ein Zahlungsverzug eintritt.
Gewährt ein Unternehmer Skonto, so muss das in der Rechnung angegeben werden. Der Skontobetrag und die Zahlungsfrist, in der Skonto gewährt wird, müssen in der Rechnung aufgeführt sein.

Kleinbetrag-Rechnungen

Stellt man kleine Summen in Rechnung, d. h. nicht mehr als eine Bruttosumme von bis zu 250 Euro, kann man für das Erstellen einer sogenannten Kleinbetrags-Rechnung folgende Angaben weglassen. Es ist aber nicht verpflichtend, auf die Angaben zu verzichten, wenn man es nicht möchte oder nach Vorlagen arbeitet. Im Einzelfall kann es weniger Aufwand und Bürokratie bedeuten:

• Anschrift und den vollständigen Namen des Rechnungsempfängers
• die eigene Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsnummer
• Lieferzeitpunkt oder Leistungszeitraum
• Nettoentgelt
• Betrag der Umsatzsteuer

Auch bei Kleinbetrags-Rechnungen sollten diese Angaben nicht fehlen:

• der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Unternehmens, das die Ware geliefert oder die Leistung erbracht hat
• das Ausstellungsdatum der Rechnung
• die Menge und Bezeichnung der gelieferten Waren oder Umfang und Art der erbrachten Leistung
• die Brutto-Rechnungssumme

Rechnungen richtig verschicken

Wenn Sie Ihre Rechnungen mit Word oder Excel erstellen, empfehlen wir Ihnen, das Dokument als PDF-Datei zu speichern. So kann die Rechnung nicht mehr nachträglich verändert werden. Sie formulieren für den Kunden ein Anschreiben in der E-Mail und schicken die Rechnung als Anhang mit. Sie können natürlich auch eine spezielle Rechnungs-Software nutzen.
Für Rechnungen, die als PDF per Mail versandt werden, gelten auch in Bezug auf die Aufbewahrungspflicht und die Lesbarkeit dieselben Richtlinien wie für postalisch versandte Rechnungen.

Papierrechnungen versus PDF

Die Pflichtangaben auf einer Papierrechnung sind dieselben wie die auf einer als PDF im Anhang einer Mail gesandten (siehe die Kriterien bei „Rechnungen als PDF“ oben).
Außerdem müssen beide inhaltlich korrekt und gut lesbar sein und vom Empfänger zehn Jahre lang archiviert werden. Darin unterscheiden sich beide Formen der Rechnungstellung nicht.
Was vielleicht noch manch einen vom Versand per PDF abhält: Die Ablage des PDF muss elektronisch erfolgen, und zwar in dem Format, in dem die Rechnung empfangen wurde.

Beachten Sie bitte, dass in diesem Artikel nicht die Überprüfbarkeit der Rechnung im Hinblick darauf, dass die in Rechnung gestellten Positionen und Beträge auch dem entsprechen, was zwischen den Parteien vereinbart war, bzw. was der Besteller schuldet, behandelt wird.
An dieser Stelle sei dahingehend folgendes kurz zusammengefasst: Grundsätzlich kann der Unternehmer nur das in Rechnung stellen, was zwischen ihm und dem Besteller beim Vertragsschluss oder späteren weiteren Zusatzaufträgen vereinbart worden ist. Dies gilt sowohl in Bezug auf Art und Umfang der zu erbringenden Leistungen, als auch hinsichtlich der Honorierung. In diesem Zusammenhang muss der Restaurator darauf achten, dass die vereinbarte Vergütung nicht nur der Höhe, sondern auch der Berechnung nach dem entspricht, was zwischen den Parteien ursprünglich vereinbart worden ist. Dazu mehr in einer der nächsten Ausgaben.

Beachten Sie bitte auch, dass wir in mit diesem Artikel selbstverständlich nicht eine professionelle Rechtsberatung oder eine steuerrechtliche Beratung ersetzen können. Im Zweifel wenden Sie sich daher bitte an einen Rechtsanwalt oder Steuerberater.

Dr. Christiane Schillig

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